Zdobycie klienta przy ogromnej konkurencji na rynku jest bardzo trudne, podobnie jak jego utrzymanie. Najprawdopodobniej dlatego tak dużo firm twierdzi, że upominanie się o zaległą płatność może wystraszyć kontrahenta i spowodować jego odejście do innego dostawcy towarów lub usług.

Niestety takie podejście jest dosyć niebezpieczne, ponieważ klient może dojść do wniosku, że nie musi śpieszyć się z uregulowaniem zaległej faktury i tym samym opóźnienie płatności może przeciągać się w nieskończoność. Należy pamiętać, że upomnienie się o swoją należność jest normalne i zgodne z panującymi w biznesie zasadami. Każda firma musi mieć określone procedury windykacyjne, polegające na reakcji na brak płatności już na początkowym etapie przeterminowania faktury. Windykacja polubowna może polegać na bezpośredniej rozmowie z klientem albo korespondencyjnym poinformowaniu go o istniejącej zaległości. Określenie nowego terminu zapłaty należności to pierwszy krok do rozwiązania kłopotu z nierzetelnym klientem.

Z kolei niewywiązanie się przez niego z ustaleń powinno być dość czytelnym sygnałem dla wierzyciela o braku profesjonalizmu klienta. Dalsza współpraca z taką firmą jest ryzykowna, a zwłaszcza stosowanie wobec niej odroczonego terminu spłaty należności. Jeżeli ponaglenia i dobra wola nie wystarczają trzeba skorzystać z bardziej zdecydowanego środka, co oznacza wynajęcie firmy windykacyjnej. Firma windykacyjna ma określone procedury w sytuacji trudnych klientów, jacy niezbyt śpieszą się z regulowaniem płatności, więc można oczekiwać dobrych wyników.

tego rodzaju procedury windykacyjne bardzo często przebiegają tak właśnie, że dłużnik dostaje szansę. Firma windykacyjna planuje z nim porozmawiać, przedkładając mu możliwości spłaty długu. Jeżeli to nie poskutkuje zastosowuje się bardziej zdecydowane sposoby. Niestety, jak pokazuje praktyka, czasem te bardziej zdecydowane metody są konieczne, ażeby odzyskać dług dla klienta. Pomimo to wielu jest klientów, jacy mieli przejściowe kłopoty finansowe, a jak już się poprawia czym szybciej starają się zwrócić pieniądze. Dla tych klientów windykacja nie jest straszna, ponieważ początkowe procedury są na tyle spokojne, iż dłużnik, jaki ma dobrą wolę i chęć spłaty, zostanie potraktowany partnersko.